Vještine komunikacijskog menadžmenta - četiri ključna područja za virtualnu komunikaciju

 Jeste li se zapitali...

          ... kako komunicirati i prihvatiti naše "novo - normalno" virtualno i hibridno doba? Potražimo odgovore ...

Nedavno sam položila Coursera tečaj koji se zove „Communication Strategies for a Virtual Age“  (Coursera, 2021.) koji vodi simpatični i jako karizmatični instruktor Ivan Wanis Ruiz sa Univerziteta u Torontu. Na tečaju su predstavljene ključne strategije uspješne komunikacije u virtualno doba. Ne trebam spominjati koliko nam je u ovom "novom - normalnom" vremenu važno poznavanje metoda, alata i tehnika virtualnog komunikacijskog menadžmenta.

Spomenuti tečaj posebno obrađuje slijedeće teme:

• Kako sastaviti agendu za virtualni sastanak i kako zadržati maksimalnu pažnju sudionika
• Usporedbe prednosti i mana osobne i virtualne komunikacije
• Prepoznavanje i svladavanje komunikacijskih zamki
• Definiranje niza strategija i načela za uspješnu poslovnu virtualnu prezentaciju prilikom koje je posebna pažnja posvećena otvaranju prezentacije i prenošenja poruke prezentera
• Važnost govora tijela čak i kod snimki video prezentacija

Na kraju ovoga tečaja su svi polaznici morali snimiti kratki video svoje prezentacije, na zadanu temu i pokazati kako vladaju govorom tijela tijekom virtualnog prezentiranja.

 

Slika 1: Univerzitet Toronto i predavač Ivan Wanis Ruiz  (Izvor: Coursera)

ŠTO VAM ŽELIM PORUČITI?

Ovaj tečaj me je potpuno oduševio i zaista bih ga preporučila svakome tko je voljan naučiti nešto novo i korisno. Kako je u vrijeme pandemije održavanje online sastanaka i prezentacija bilo nužno i neizbježno, na žalost, nisu se svi stigli pripremiti na to. Nisu svi do tada uspjeli naučiti kako uspješno komunicirati pri virtualnom i digitalnom poslovanju. Svi spominju net etiku, ali ni sami nisu svjesni koliko još toga moraju naučiti kako bi bili uspješni u poslovnom svijetu koje aktivno koristi virtualne alate i tehnike..

Izdvojit ću četiri područja komunikacijskog menadžmenta na koje svakako morate obratiti pažnju:

1. VIRTUALNI SASTANAK

Kod virtualnog sastanka je jako važna priprema i uključivanje svih sudionika u virtualni sastanak. Da bi bili što uspješniji svaki sudionik sastanka bi unaprijed trebao dobiti neki zadatak koji će pripremiti za sastanak, što znači da svi trebaju biti aktivno uključeni tijekom takvog oblika sastanka. Isto tako, jako je važno ograničiti vrijeme predstavljanja svakog pojedinoga sudionika. Tijekom početka sastanka bitno je na par minuta uključiti sve sudionike. To uključuje pozivanje svih sudionika da odgovore u chat na neko kratko pitanje ili ga sami postave. Možete jednostavno početi s pitanjem: „da li me svi čujete?“, "kako ste danas?" ili sl. Takvo otvaranje video sastanka stvara pozitivnu atmosferu, dinamično okružje i kreira psihološku sigurnost sudionika.

Još jedan dobar savjet su „break-out rooms“ tj. virtualne sobe.  U njima organizator sastanka smjesti nasumice izabrane sudionike u manje grupice kako bi nešto raspravili. Koliko god nam se to nekada možda ne sviđa one su nužne prilikom virtualnih prezentacija. Važno je da se za njih unaprijed detaljno pripremimo tako što ćemo dobro osmisliti zadatke koje će imati sudionici tih grupica jer su te virtualne sobe uvijek jako vremenski ograničene i kratke. Na kraju tih kratkih prekida predstavnik svake grupe iz  "virtualne sobe" treba obrazložiti zaključke kratke rasprave. S obzirom da ponekad zadatak koji se postavi sudionicima virtualnih soba ne bude jasno objašnjen, a i vrijeme bude prekratko onda takve grupice samo zbune sudionike. Zato, pitanja za diskusiju u virtualnim sobama moraju biti koncizna, jasna i potrebno je ostaviti dovoljno vremena za kratko predstavljanje i upoznavanje sudionika u sobama.

Kod virtualnih predavanja istaknula bih još jedan savjet. Svakako tijekom predavanja aktivirajte virtualni kviz - upitnik za sudionike i dodijelite najboljem neku nagradu. Iz kviza ćete moći zaključiti koliko su sudionici pozorno slušali i koliko su shvatili vaše predavanje.  Ako je predavanja malo dulje onda ukupno objavite tri kviza tijekom predavanja. Prvi kviz možete dati na samom početku da bi shvatili koliko sudionici znaju o temi koju ćete predstaviti, onda najavite da će tijekom predavanja biti još kvizova. Uvedite drugi kviz na sredini predavanja i treći na kraju. Ako je predavanje kraće onda je dovoljan jedan kviz ili maksimalno dva. Ovi kvizovi su većinom integrirani u virtualne platforme ali ako nisu možete se uvijek koristiti i besplatnom Slido aplikacijom.

2. VIRTUALNA KOMUNIKACIJA PREMA KATEGORIJAMA LJUDI

I sami smo svjesni da nam je ponekad s nekim ljudima lako komunicirati i kada smo s njima riječi naviru obostrano. Ipak s nekim ljudima je malo drugačije, ne bih rekla teže, jer kada postoje različitosti u karakterima i kategorijama ljudi onda takvi razgovori budu posebni. Opet, s nekim ljudima je preteško komunicirati jer nikako od njih ne možemo doći do riječi ili pak suprotno cijelo vrijeme šute ili kratko odgovaraju na pitanja. I kada je sve to smješteno u virtualni svijet onda nije lako komunicirati na način kako bi svi bili zadovoljni.

Naš instruktor na ovome tečaju je podijelio ljude u četiri kategorije: Neprijateljski, Ravnodušni, Neinformirani i Podržavajući.  Sa svakom od ovih kategorija opisan je posebni pristup kako bi se komunikacija održala na profesionalnom nivou. Potpuno se slažem, i iz osobnoga iskustva znam, da s ljudima koji spadaju u kategoriju "neprijateljskih" trebamo samo kratko razgovarati s kratkim pitanjima i kratkim odgovorima, a kada se s takvima dopisujemo onda svakako email treba napisati koristeći „bullets“ da bude što jasniji i koncizniji. "Ravnodušnima" moramo stalno ići „niz dlaku“ jer oni moraju uvijek osjećati da su jako važni u zajedničkom poslovanju, moramo tražiti od njih savjete, inače neće biti zainteresirani za razgovor. S "neinformiranim" se moramo stalno ponašati tako da ih potičemo na informacije, da im ih nudimo, potičemo emocije, podržavamo sliku o njima u kojoj im pokazujemo da  znamo kako oni nisu neinformirani nego nemaju vremena za prikupljanje i usvajanje informacija. I na kraju, "podržavajući" su oni koji za sve kažu "mogu" i "hoću" ali ne pojavljuju se nikad na vrijeme na sastancima i svi poslovi su polovično napravljeni ili nikako. Tako da kod njih moramo postavljati rokove i određivati im vrijeme.

3. TEMELJNE MOTIVACIJE

Ako ovi stilovi komunikacije prema kategorijama „ne urode plodom“ onda moramo otkriti i koristiti temeljne motivacije, a to su postignuća, pripadnost i moć. Mislim da smo svi nekada upoznali svaku od tih kategorija ljudi. Upoznali smo i one kojima je motivacija kada dobiju pohvalu, priznanje i nagradu za njihova postignuća, i to im je glavni motivacijski okidač. Sreli smo pak i one koji se radi mira u uredu ili u nekoj konverzaciji s klijentima "slažu sa svime" i njihovu motivaciju hranimo druženjima i okupljanjima gdje osjećaju pripadnost. I na kraju postoje i oni, koji vole „šefovati“ svima i njih motiviramo tako da im damo da vode nekoliko projekata istovremeno i da se "hrane" vodstvom timova. Vjerujem da ste sada nakon ovih objašnjenja već sve kolege u uredu smjestili pod barem jedan od ovih stilova.

4. PRAVILO PET POSTO (5%) i  „PODRUČJE 47“

I za kraj svakako bih spomenula pravilo pet posto. To pravilo objašnjava kako ljudi u prosjeku ne mogu zapamtiti više od pet posto od onoga što se predavalo na svim događanjima i prezentacijama na kojima su sudjelovali. Ako želimo u našem virtualnom poslovanju povećati taj postotak moramo se posebno potruditi. Naravno da na svojim prezentacijama želimo ostaviti dojam i želimo da nakon naše virtualne ili fizičke  prezentacije gledatelji zapamte barem pola od onoga što smo predstavljali. 

Kako kreirati interes i znatiželju kod publike od prve riječi koju izgovorite? 

Treba poznavati teoriju područja mozga "47".  Mali dio mozga u oblik badema koji se uključuje ili isključuje ovisno o našoj pažnji se zove „područje 47“.

Kada nam je dosadno slušati nekoga, ili kada unaprijed znamo što će prezenter reći naše „područje 47“ se isključi i mi dalje više  ne slušamo. Počnemo se baviti sami sobom i svojim mislima.  Međutim, kada nam nešto nepoznato zaintrigira radoznalost ili nam se čini "suluda tema"  onda slušamo pozorno da bi shvatili o čemu je riječ, kako bi zadovoljili svoju radoznalost, i tada je naše „područje 47“ aktivno. (Coursera, 2021.). Znači cilj naših prezentacija mora biti konstantno poticanje „područje 47“ kod slušatelja ili gledatelja kako bi ih aktivno držali budnima.

Kako to postići?  Kod predstavljanja ili otvaranja svih prezentacija, a posebno onih digitalnih, treba reći nešto što nema veze s temom, onako malo čudno tipa: "jeste ikad pili vodu“ ili „volite li da vas stranac dira rukama“ i sl. trebamo ih zaintrigirati a kada objasnimo zašto smo ih to pitali onda im aktivirati „ahhha“ osjećaj. Kada shvate da je odgovor "prodajemo vodu" ili se bavimo "prodajom masažera" onda će publika to shvatiti i tada ćemo dobiti taj „ahhha“ efekt koji motivira i drži publiku budnima.

Ključan savjet za kraj prezentacije:  Na samom kraju prezentacije važno je izreći jednu rečenicu s kojom opisujemo cijelu svoju prezentaciju. Znači samo jednu rečenicu, a ne paragraf!  Ako nemamo tu rečenicu i ne možemo ju smisliti onda, u stvari, niti ne znamo o čemu govorimo, ili u to ni sami ne vjerujemo. Formula za tu rečenicu je: „By doing (action) we achieve (benefit) within (time). Benefit and time are actions.“ (Coursera, 2021.).

Nadam se da će vam ovi savjeti i ovaj tečaj, ako ga završite, koristiti u vašoj budućoj virtualnoj a i običnoj komunikaciji "novog - normalnog" doba, kako na poslovnom planu tako i na privatnom.

Za još više savjeta o menadžmentu svega što nas okružuje posjetite moj blog: MENADŽMENT "tips  & tricks" by Suzana Vezilić

Izvori:  Coursera, (2021.). „Communication Strategies for a Virtual Age“