Menadžment vremena: Štedimo li vrijeme koristeći državnu platformu e-Građani?

Kako se tehnologija rapidno razvija tako se i od nas očekuje da ju aktivno pratimo. Pojavom većih tehnoloških mogućnosti stvari se sve više kompliciraju, i iz tog razloga ponekad gubimo strpljenje i volju kod određenih tehnoloških noviteta pa nam se čini da nam je možda bilo bolje bez tehnologije i bez "digitalnog svijeta".  Da li je to zaista tako? Ili ipak s novom tehnološkom revolucijom štedimo vrijeme koristeći platforme poput e-Građani? Saznajmo u nastavku argumente "za" i "protiv" pa sami zaključite.

Izvor: mint.gov.hr

Kada pogledamo unazad sve nam je tada bilo jednostavnije ali je puno toga iziskivalo više našega vremena nego sada. Za obaviti razgovor čekali smo u redu ispred govornice. Ako smo željeli poslati rodbini neku fotografiju morali smo je izraditi i poslati poštom. Po knjige smo išli u knjižnicu a filmove isključivo gledali u kinima a kasnije i preko video kazeta koje smo posuđivali u videotekama... Vjerujem da će kod mladih ovo izazivati čuđenje a kod malo starijih nostalgiju. U novo doba puno toga možemo obaviti online, telefonski, preko videa...ali...moramo ipak za to biti tehnološki obrazovani. Ne mislim da moramo završiti tehnološku školu, nego moramo biti upoznati s korištenjem tehnologije i njenom svrhom. I za to treba vremena i strpljenja, a rekla bih ponekad i talenta.

Mogla bih reći da je dio naše svakodnevice "borba" s tehnologijom. Vjerujem da se svakom od nas dogodi da nam ne radi mobitel, da nemamo signal, da nam se blokira računalo, da se odjednom "sruši" aplikacija ili da iz početka moramo popunjavati neke formulare ili online upitnike. Jesmo li uvijek raspoloženi za odbijanje u sustavu nakon što popunimo formular pa ga sustav nije spremio ili predamo dokumentaciju koja odjednom nestane? Mislim da je naš prag tolerancije za takve stvari sve manji. Nekada smo čekali 10 minuta da se spojimo na Internet koristeći "Carnet". Sada nam smeta i 10 sekundi prekida veze. Za sve ovo moramo biti spremni, jer nemamo drugog izbora i živimo u takvom vremenu da se to od nas očekuje, a dolazi vrijeme koje će nemilosrdno očekivati i puno više.  Zato moramo raditi na sebi i na tehnikama uštede vremena  tako da tih naših 24 sata efikasno iskoristimo.

Jedan od načina uštede vremena?

Ima puno načina za uštedom vremena. Da bi opisala sve metode i načine trebala bih napisati još jako puno članaka, kojih će vjerujem i biti na ovu temu. Svrha mojih članaka je nekome pomoći. Želim prenijeti svoje znanje i iskustva kako bi uštedjeli na vremenu, smanjili frustracije i eventualno nešto novo naučili. Često sama sebi kažem "eh da mi je ovo netko rekao prije" nakon što izgubim puno vremena na neke stvari koje su nejasne ili nedorađene. Ne želim da to izgleda kao "pametovanje" nego se trudim svojim iskustvom pomoći i uštedjeti sate i sate čekanja, nerviranja, frustracija pa i trauma. Puno puta smo čuli da je nekad potrebno za neke stvari samo promijeniti perspektivu i da sve onda krene na bolje. Kada čujemo tuđa iskustva ili viđenja stvari, način na koji oni nešto rješavaju to nas ponuka na promjenu perspektive, što nam značajno pomogne u životu. Tako da ću sada dati nekoliko, nadam se korisnih, savjeta za uštedu vremena korištenjem platforme e-Građani.

Što je platforma e-Građani

e-Građani je digitalna platforma koju je razvila Vlada Republike Hrvatske kako bi građanima omogućila pristup različitim e-uslugama koje nude javne institucije. Platforma je pokrenuta 2016. godine i nudi više od 300 različitih e-usluga iz područja javnog zdravstva, financija, obrazovanja, socijalne skrbi, poslovanja, prometa i drugih područja. Na platformi se građani mogu registrirati pomoću svojih osobnih identifikacijskih podataka (token banke, pametna zdravstvena iskaznica, lozinka izrađena u Fini ili  elektronička osobna iskaznica). Platforma služi građanima za lakše pristupanje e-uslugama, ali i pregledavanje svojih osobnih podataka i dokumenata koji se čuvaju u državnim institucijama.

Neke od usluga koje su dostupne na platformi e-Građani uključuju: izdavanje potvrda i uvjerenja, prijave za subvencije, izdavanje putovnice, rezervaciju termina u zdravstvenim ustanovama, kao i brojne druge usluge. Platforma e-Građani omogućila je građanima jednostavniji i brži pristup javnim uslugama, smanjila potrebu za fizičkim dolaskom u institucije i olakšala administrativne procese.

Jedna od mana platforme e-Građani može biti činjenica da pristup e-uslugama na platformi nije uvijek jednostavan za sve korisnike. Osobe s manjim iskustvom u korištenju računala ili interneta mogu imati poteškoća u korištenju platforme. Osim toga, neki korisnici mogu se suočiti s tehničkim problemima ili poteškoćama u korištenju platforme zbog nedovoljne podrške korisnicima ili nedostatka uputa za korištenje. Također, postoje neke e-usluge koje još uvijek nisu dostupne na platformi e-Građani, pa korisnici možda i dalje moraju ići u državne institucije kako bi riješili neke administrativne probleme.

Postoji više sigurnosnih razina prijave a time i dostupnosti određenih usluga, tako da nije isto da li se za prijavu koristite samo lozinkom ili ipak koristite osobnu iskaznicu koju umetnete u čitač kartica na računalu. O tome neću sada pisati jer su teme korištenja osobne iskaznice za prijavu u sustav e-Građani već obrađivane. Ja nisam imala nikakvih problema i čini mi se da su se te stvari poboljšale u odnosu na vrijeme prije 4-5 godina. Nakon prvih postavki za mene je to samo umetnuti osobnu, upisati PIN i sve radi. Zaključila sam da kada jedna osoba koristi jedan pretraživač na istom računalu može bez problema se logirati i odjavljivati iz sustava ali ako druga osoba dođe na taj isti pretraživač tog računala se ne može ulogirati jer pretraživač pamti tko je zadnji tu bio logiran. Tada druga osoba mora koristiti drugi pretraživač na tom računalu ili osvježiti trenutni pretraživač putem tipki Ctrl+ F5. Pa ako više ukućana koristi osobnu iskaznicu za prijavu u sustav na istom računalu moraju to imati u vidu jer će se prilikom prijave javljati greška s certifikatom iskaznice.

Ipak, ove mane ne dovode u pitanje vrijednost i korist koju platforma e-Građani donosi građanima i državi u cjelini, s obzirom na značajnu uštedu vremena i novca koju pruža i olakšava administrativne procese za građane.

Moja iskustva na e-Građani - "tips & tricks"-

Ovdje ću predstaviti svoja iskustva rada na platformi e-Građani. Nije mi namjera kritizirati platformu jer smatram da je ipak puno u nju uloženo truda znanja i novaca i vjerujem da će vremenom biti sve bolja i bolja, tako da ću predstaviti njene dobre strane, a spomenuti ću neke poteškoće s kojima sam se susrela kako bih ponudila i svoja rješenja za njih. Želim odmah istaknuti da e-Građani platforma već sada ima jako puno korisnih stvari, samo ju treba znati koristiti, jer ako ne znamo neke trikove korištenja možemo bespotrebno izgubiti dosta vremena da na kraju i ne iskoristimo njene pogodnosti. Nabrojat ću za mene najkorisnije stvari koje sam ja koristila, pa ako izostavim još nešto korisno to je samo iz razloga jer meni do sada nije trebalo, a ne zato što nije korisno. Slobodno u komentarima napišite još korisnih stvari koje štede vrijeme na toj platformi iz vašega iskustva.

Moje prečice

S obzirom da je za nove korisnike portala e-Građani na početku dosta konfuzno snalaziti se na portalu jer, kako sam spomenula, ima preko 300 različitih e-usluga koje se mogu dobaviti i više razina sigurnosti i sustav često prijavljuje i sam odjavljuje, kreatori portala su smislili jedno olakšanje a to je opcija "moje prečice". Tu možete na vašem profilu spremiti linkove na direktni pristup na veliki broj e-usluga s portala koje su vama potrebne, tako da kada ih jednom spremite uvijek su vam pri ruci. Ovo su moje prečice:

Izrada putovnice

S ovom novinom sam se potpuno oduševila! Isprobala i sam i zaista je sve onako kako su naveli. Praktički sa nekoliko klikova mišem sam predala zahtjev za putovnicu. Nakon toga sustav mi je dozvolio da izvršim i uplatu preko kartice. I to je prošlo glatko. U trenu sam dobila potvrdu da je moj zahtjev za putovnicu "zaprimljen" i plaćen. Kako sam izabrala opciju da mi putovnica dođe poštom na kućnu adresu tako sam nakon tjedan dana dobila obavijest da je putovnica predana poštanskoj službi i mogla sam preko linka za praćenje pošiljki pratiti njen dolazak. I zaista nakon par dana poštar je pozvonio "dva puta" na moja vrata i putovnica je bila kod mene. Znači zaista super lako i jednostavno! Zamislite samo kako sam izbjegla one gužve na šalterima za predaju, pa gužva na šalteru za plaćanje, pa gužve na šalterima za podizanje, pa gdje se parkirati i koliko ću čekati...Ako imam broj sa redomata to ne znači puno jer jednom sam za dva broja ispred moga broja čekala punih sat vremena, jer je valjda bila pauza za gablec ili ne znam točno zašto je to toliko trajalo...Znači za e-Građani apsolutni plus! 

Ali mora postojati i neki "ali", da nebi sve baš tako izgledalo briljantno. Postoji par tips&tricks, za vas važnih koje morate znati ako ćete se upuštati u ovu, za mene pozitivnu, avanturu:

1. Da bi predali putovnicu na ovaj način morate imati novu osobnu iskaznicus certifikatom i  digitalnim potpisom  (eOI)  i ne može biti starija od godine dana od izdavanja jer očigledno se u MUP-u smatra da se vaša fotografija ne može značajno promijeniti u godini dana kao ni otisci prstiju i potpis. Ovo je važno ako vam je stalo do vađenja putovnice preko e-Građani. Naravno da je jako nepraktično to ograničenje na godinu dana i nadam se da će u skoroj budućnosti se to produljiti na pet godina koliko vrijedi i sama osobna iskaznica.

2. Ako želite putovnicu dobiti poštom morate biti na adresi na kojoj ste rekli da vam je i dostave. Ukoliko vas nema na lokaciji u trenutku kad poštar donosi pošiljku sa putovnicama tada poštar ostavlja obavijest pa morate u poštu. Ako ne podignete pošiljku u roku koji vam oni u pošti zadaju, onda morate u MUP i tamo sa printanim zahtjevom za putovnicu opet čekati u redu na šalteru kako bi ju podigli. Tako da za tu akciju probajte se odlučiti onda kada ne namjeravate napuštati boravište u bližoj budućnosti.

3. Sigurno se pitate što sa starom putovnicom. Ništa. Nju ne morate nositi na poništavanje. Sustav sada sam poništi staru putovnicu kada preuzmete novu tako da to ne morate brinuti. Možete ju staviti negdje u arhivu sa svojim starim fotografijama.

4. Ako ste mlađi od 21 godine onda će vaša nova putovnica imati rok od 5 godina, a stariji od 21 godine ju dobiju na 10 godina. Pa, ako ste na granici s 21 godinom pričekajte rođendan pa se onda bavite izradom putovnice.

Evo, za sada toliko o putovnicama, vjerujem da će neki pomisliti da im više i ne treba putovnica od kada smo u EU ali ja se s time ne slažem, kako se kod nas stvari mijenjaju preko noći i još nedavno smo vadili potvrde da idemo iz jedne županije u drugu, onda smatram da je dobro imati važeću putovnicu kod sebe.

Izrada eDozvole - uporabna dozvola za kuću

Za one koji su u "građevinskim vodama" ovo je dobra vijest jer sada možete predati zahtjev za uporabnu dozvolu potpuno jednostavno preko e-Građani platforme. Za to morate imati noviju osobnu s digitalnim potpisom jer je to najviši nivo sigurnosti koji sustav zahtjeva. Uz zahtjev predate tražene dokumente i čekate da vas pozovu na tehnički pregled. Kada to predate možete u sustavu dodavati dokumente i pratiti tko vodi vaš predmet i koji akti se izdaju tijekom obrade vašega zahtjeva. Kasnije svu dokumentaciju imate u sustavu uvijek dostupnu.

Naravno i tu ima par tips&tricks:

1. Sve što predate od dokumenata mora imati digitalni potpis od izdavatelja dokumentacije. Znači ako imate izjavu glavnoga izvođača o izvedenim radovima on se mora potpisati s Adobe digitalnim potpisom. Ako dokument nema digitalnog potpisa onda morate original predati u odjel graditeljstva što onda već umanjuje ovu pogodnost. Kako je Adobe Acrobat Reader besplatna aplikacija onda nije problem da vam vaš izvođač, arhitekt ili geodet digitalno potpiše. Važno je samo da to znate unaprijed tako da tražite od svih izdavatelja dokumentacije koju prilažete u sustav eDozvole da vam digitalno potpišu dokumente odmah prilikom njihovih izdavanja.

2. Nikako nemojte dozvoliti da vam izdaju jednu potvrdu s dva digitalna potpisa od iste osobe. Na mojoj potvrdi gdje je izvođač ujedno i glavni inženjer gradilišta je digitalno potpisao isti dokument dva puta, misleći da tako treba, ali sustav nije dozvolio da se takav dokument učita. Tako da sam morala ponovo tražiti potvrdu koja ima samo jedan digitalni potpis. Znači jedna osoba, bez obzira koliko funkcija imala u jednoj potvrdi ili dokumentu, se može samo jednom digitalno potpisati.

Vađenje vlasničkog lista za nekretnine

Sigurno ste nekad nešto planirali s vašom nekretninom i onda vam je referent rekao da im donesete vlasnički list koji nije stariji od mjesec dana. Pitali ste se, s obzirom da je sada sve dostupno na uvid preko stranica državne geodetske uprave, zašto taj referent koji vas to traži ne pogleda vaš vlasnički list preko sustava nego vas gnjavi da ga vi njemu donosite u originalu. E pa stvar je u verifikaciji s referentnim brojem (nazovimo to digitalnim žigom). Kada donesete vlasnički list koji je isprintan unutar e-Građani platforme taj vlasnički list služi kao original i ne morate ništa plaćati niti negdje ići. U svako doba vam je dostupan, ali samo preko e-Građani platforme. Ako sebi isprintate vlasnički list kao neslužbeni izvadak koji je vidljiv na Internet stranicama državne geodetske uprave "uređena zemlja" neće vam to vrijediti jer nema digitalni žig. Tako da je dohvaćanje vlasničkog lista  preko e-Građani jako dobra i brza mogućnost da u svako doba imate uvid u svoje nekretnine i bez ikakvog čekanja u redu dođete do dokaza o svome vlasništvu.

Rodni list, domovnica, vjenčani list ili izvadak iz matice rođenih

Sve vam je dostupno na ovoj platformi i čak je na nižoj razini sigurnost pa ne treba osobna iskaznica za to.  Bez čekanja i samo u par klikova mišem. Apsolutni plus!

ePorezna

Ovdje imam i dobra i loša iskustva. Dobro iskustvo je da smo mogli promijeniti poreznu karticu sa samo par klikova mišem. I nakon par dana dobijete poruku od sustava da možete online preuzeti vašu izmijenjenu poreznu karticu. Znači ako imate djecu, uzdržavane članove i sl. i želite sa supružnikom dijeliti porezne olakšice za uvećani osobni odbitak ili za neki mjesec mu/joj ga potpuno predati, to možete lako tu rješavati. Znači to je apsolutni plus.

Tips&tricks kod ePorezne su:

1. Olakšice iz porezne kartice ne možete mijenjati za datum unaprijed nego samo od datuma kada predate zahtjev ili unazad, a kako naš porezni i mirovinski sustav funkcioniraju od prvog do prvog bilo bi dobro onda te izmjene raditi oko prvoga u mjesecu. 

2. Isto tako supružnici koji dijele osobni odbitak za djecu moraju isti dan predati zahtjeve za izmjenom, svaki na svome profilu platforme, i onda to bez problema prolazi.

Loše iskustvo je bilo kod predaje godišnje porezne prijave. Tu sam "zapela" i tu mi je sustav stalno tražio neke dodatne stvari. Sustavu su smetali neki zarezi ili prazna mjesta i na kraju kada je sve izgledalo konačno riješeno kod digitalnoga potpisa sustav je izbacio grešku i pojavila se poruka "greška sustava" i neka se obratimo službi za pomoć. Što nije uopće bilo lako, tako da sam odustala od toga, isprintala prijavu i poslala ju poštom. Znači tu treba još prostora za unapređivanje sustava i popravljanja greški. Vjerujem da ima onih kojima je to jednostavnije išlo ali eto ja sam tu "zapela" i nikako dalje.

Korisnički pretinac

To je jedna od usluga portala e-Građani koja omogućava primanje službenih poruka vezanih za javne usluge, njihov tijek, status te njihov pregled, upravljanje i pohranu.

Tips&tricks kod korisničkog pretinca je da se može dobivati obavijest o pristigloj poruci u ovaj korisnički pretinac na neki privatni email koji sami odredite u postavkama vašega profila. Kako poruke iz korisničkog pretinca nažalost ne mogu direktno biti proslijeđene na vaš privatni email (gmail, yahoo ili slični email servis) već samo informacija da je u korisničkom pretincu pristigla poruka, onda je ovo jako korisna opcija da ne propustite neku važnu poruku jer sigurno se nitko ne spaja na platformu svakodnevno pa pregledava pristiglu poštu.

Elektronički zapis o radnopravnom statusu (e-radna knjižica):

Preko platforme omogućen je pristup evidencijama osiguranika i podnošenje zahtjeva za elektronički zapis o radnopravnom statusu (e-radna knjižica). 

Tips&tricks: U svakome momentu možete vidjeti što vam piše u vašoj radnoj knjižici i možete ju spremiti kao pdf dokument u vašoj arhivi, ali ako želite upisati neke promjene u radnu knjižicu, koliko ja znam, to se i dalje mora činiti u HZMO-u, direktno na šalteru. Bilo bi odlično da se i ovakve stvari mogu raditi preko e-Građani što vjerujem da će biti moguće u skorijoj budućnosti.

e-Potvrde iz mirovinskog sustava

Usluga omogućava dohvat "Potvrda o stažu i plaći", "Obavijesti o drugom dohotku" i "Potvrda o statusu umirovljenika". Korisnici putem ovih usluga mogu dobiti slijedeće usluge:

-zatražiti i dobiti elektronički zapis o svojim podacima evidentiranim u bazi HZMO-a, 

-vidjeti svoje podatke o prijavama na osiguranje i odjavama s osiguranja, 

-vidjeti podatke o stažu, plaći i osnovici 

-vidjeti podatke o drugom dohotku koje je za pojedine godine prijavio poslodavac i podatke o tome gdje se trenutno nalazi vaš spis, odnosno u kojoj je fazi postupak u povodu vašeg zahtjeva, 

-poslati zahtjev za informativni izračun i pregledati dostavljen izračun, 

-popuniti i poslati zahtjev za pretkompletiranje (obavijest o namjeri podnošenja zahtjeva za starosnu ili prijevremenu starosnu mirovinu) radi ubrzanja postupka ostvarivanja prava na starosnu ili prijevremenu starosnu mirovinu. 

Sve je apsolutni plus!

Portal zdravlja

Na Portalu zdravlja osigurane osobe Hrvatskog zavoda za zdravstveno osiguranje mogu dohvatiti informacije o izabranim liječnicima primarne zdravstvene zaštite prema tipu djelatnosti: opća/obiteljska medicina, dentalna medicina, ginekologija i pedijatrija. Tu se mogu vidjeti informacije o otvorenim narudžbama osiguranika na zdravstvene postupke u zdravstvenim ustanovama, slanje zahtjeva za otkazivanjem narudžbe. Također je omogućena pretraga slobodnih termina.  Možete pregledati posjete liječnicima primarne zdravstvene zaštite, specijalističke nalaze/otpusna pisma, podatke o lijekovima/terapijama, laboratorijske nalaze iz laboratorija primarne zdravstvene zaštite, izabrane liječnike te narudžbe na specijalističke preglede. Kroz uslugu je moguće obnoviti recepte za lijekove. 

Sve jako korisno i velika je ušteda našega vremena ali ipak ako trebate neki "vanjski recept", potvrdu o privremenoj nesposobnosti za rad ili doznaku ne možete ih dohvatiti kroz sustav nego se mora otići po njih liječniku. 

Tips&tricks: Ako ste na bolovanju i ne možete ići po potvrdu o privremenoj nesposobnosti za rad ali vam je pristigla email obavijest da vam je liječnik otvorio bolovanje u korisnički pretinac možda vam vaš poslodavac može i taj email uvažiti dok ne budete mogli donijeti original dokument. Moram naglasiti da naši poslodavci mogu sve naše doznake vidjeti kroz sustav koji se zove CEZIH (Centralni zdravstveni informacijski sustav Republike Hrvatske) na koje poslodavci imaju pristup za sve svoje prijavljene zaposlenike, pa vi ne morate doznake više njima donositi jer ju oni sami mogu kroz taj sustav dohvatiti.

Primjer države koja ima sličan portal

Saznala sam od osobe koja živi u Švicarskoj da oni imaju sličnu platformu ali kod njih se unutar njihove platforme osoba može naručiti za termin izrade osobne iskaznice koju dobije isti dan kada ju zatraži i može odabrati policijsku ustanovu u kojoj će ju izraditi u dogovorenom terminu. Kada osoba dođe u svome terminu, nema čekanja i odmah je na redu, oni ju provedu kroz sustav otisaka i fotografiranja (ne mora donositi svoju fotografiju) i u tom terminu dobije se odmah izrađena osobna iskaznica. Znači, moj prijedlog nadogradnje platforme e-Građani je dodavanje e-usluge naručivanja za termin izrade osobne iskaznice u svim policijskim postajama diljem Hrvatske i čak i za žurne postupke tako da se smanje gužve i pojednostavi život građanima. 

Zaključujem da možemo biti zadovoljni što imamo portal koji nam nudi ove opcije bez obzira što ima naveden nedostatke. Ja osobno priželjkujem da će se portal nadograđivati i poboljšavati barem na kvartalnoj razini kako bi bio što jednostavniji za korištenje, a opet zadržao adekvatnu razinu sigurnosti za građane. Iz osobnoga pristupa zaključujem, i to moram napomenuti, da je većina "ozbiljnijih" usluga dobavljiva na najvišoj razini sigurnosti za koji je potrebna osobna iskaznica (eOI). Vjerujem da se mnogima neće dati čekati redove za izdavanje nove osobne iskaznice radi korištenja portala pa preporučam za one koji se ipak odluče korištenje redomata u gradovima koji imaju tu mogućnost. Ovdje je opisano sve o naručivanju na redomate. Po mome saznanju redomati u Zagrebu koje možete koristiti za rezervaciju rednog broja do nekoliko dana unaprijed su dostupni u PU zagrebačka u Heinzelovoj 98 i IX PP Zagreb u Kašinskoj 1b. U Zagrebu se ne nudi opcija udaljenog preuzimanja broja za "današnji dan" dok ta opcija postoji u PU u Zadru, Puli, Rijeci i Splitu. Za one koji žele osobnu iskaznicu izvaditi u žurnom postupku, koji se isključivo predaje u Petrinjskoj, redomati onda neće biti od koristi za naručivanje jer tamo ta opcija nije dostupna.

Tips&tricks: Dok se to ne uvede podijelit ću sa vama jedan mali trik a to je da prije nego odete izrađivati osobnu iskaznicu u MUP zamolite prijatelja tko živi blizu MUP-a ili nazovete na telefon nekoga iz obližnjih trgovina i radnji (a broj telefona možete naći preko Google maps) da vam izvadi broj s redomata za osobnu iskaznicu (to im je doslovno dvije minute posla a i njima se poveća prodaja jer ćete sigurno nešto od njih i kupiti kad dođete po broj koji vam izvade). Onaj tko vam izvadi broj vam ga izdiktira telefonom pa ga onda možete pratiti preko MUP-ove aplikacije redomata online opcije "provjera statusa rednog broja". Na taj način možete otprilike pretpostaviti kada će vaš broj biti na redu šaltera. Što vam daje pogodnost da isplanirate vrijeme dolaska u MUP i bez puno čekanja riješite predaju zahtjeva i podizanje osobne iskaznice. Onome tko vam izvadi broj redomata platite kavu i kolače i svi sretni. Ja sam tako riješila i vađenje i podizanje osobne i nije bilo previše čekanja, a i stekla sam nova prijateljstva. Sretno s uštedama vremena i nadam se da će vam savjeti biti korisni.

Za još više savjeta o menadžmentu svega što nas okružuje posjetite moj blog: MENADŽMENT "tips  & tricks" by Suzana Vezilić

 

Financijski menadžment: Da li smo uskraćeni za 13. plaću?

Prema hrvatskom Zakonu o radu, isplata plaće se vrši jednom mjesečno, s redovitim platnim razdobljem ne dužim od mjesec dana. Kako svaki mjesec ima različit broj radnih dana, ako nam je fiksna plaća na mjesečnoj razini onda i naša "satnica" varira iz mjeseca u mjesec. Kada se sve to zbroji pitamo se da li takvim načinom isplate na godišnjoj razini gubimo 13. plaću? Pročitajte kako je u drugim državama i što kažu statistike.

Izvor: unsplash.com

Prema hrvatskom Zakonu o radu, poslodavci su dužni isplaćivati svoje zaposlenike na njihov račun u banci jednom mjesečno, s redovitim platnim razdobljem ne dužim od mjesec dana. a isplata se mora izvršiti izravno zaposleniku ili njegovom ovlaštenom predstavniku.

Ako je zaposlenik plaćen mjesečno i njegova se plaća temelji na pretpostavci od 12 mjeseci u godini s mjesečnim prosjekom od 4 tjedna tj. 20 radnih dana što čini 240 radnih dana godišnje, on može efektivno izgubiti na ekvivalentu isplate 13. plaće u godini s obzirom da godina ima više od 240 radnih dana. 

Nasuprot tome, zaposlenici koji su plaćeni svaka dva tjedna tj. dvotjedno primaju 26 dvotjednih plaća godišnje (a u rijetkim godinama čak i 27), i na njih ne utječe broj radnih dana u svakom mjesecu. To znači da dvotjedna plaća može ponuditi češći i dosljedniji prihod za zaposlenike, što im može pomoći da bolje upravljaju svojim financijama tijekom cijele godine. Na primjer, godina 2023. ima 260 radnih dana, ne brojeći subote i nedjelje, pa kada te dane podijelimo s 20, kao prosječnim brojem radnih dana u mjesecu, dobijemo 13 mjeseci. Znači to bi bila ta 13. plaća za koju su zaposlenici u Hrvatskoj eventualno uskraćeni.

Dakle, ako primate svaki mjesec isti iznos mjesečne plaće možda ste primijetili da na vašim mjesečnim platnim listama cijena sata vašega rada varira iz mjeseca u mjesec i to je upravo zbog navedenoga razloga. Na primjer, jedan mjesec ste plaćeni 100 Kuna po satu (13,27 EUR) a slijedeći mjesec možda vam satnica padne na 90 Kuna po satu (11,95 EUR) jer je taj mjesec imao više radnih dana,  kako bi dosegli dogovoreni bruto mjesečni iznos vaše plaće  od, na primjer 17,500 Kuna (2.322 EUR).

Ili kao treća solucija zaposlenik može biti plaćen mjesečno ali po satu rada. U tom slučaju ovisno o tome koliko mjesec ima radnih dana, broj tih dana se pomnoži s 8 sati rada (ako je zaposlen na puno radno vrijeme) i dobije se točan iznos plaće za taj mjesec. U ovoj soluciji zaposlenik ne može biti zakinut, a ni država, jer se doprinosi i porez na toj osnovi na kraju mjeseca lako obračunaju na mjesečnoj razini. Kod ove treće opcije bi u Ugovoru o radu zaposlenika trebao pisati iznos cijene satnice rada, a ne iznos mjesečne bruto plaće kako se to sada kod nas radi. To po meni nije nemoguće jer imamo u ponudi na tržištu čitav spektar poslovnih informacijskih sustava (PIS) za izračun plaća integriranih u poslovnom softveru takozvanom ERP-u. 

Vrijedi napomenuti da će određeni utjecaj učestalosti plaća na ukupnu plaću zaposlenika ovisiti o različitim čimbenicima, kao što su dodatci na plaću, beneficije i porezna situacija. Neki zaposlenici možda preferiraju mjesečnu plaću u odnosu na dvotjednu jer im omogućuje bolje planiranje i proračun za svoje troškove tijekom mjeseca, ali to ne umanjuje činjenicu da su možda time zakinuti ako im je iz mjeseca u mjesec plaća uvijek ista.

Saznajmo u kojim državama zaposlenici primaju dvotjednu plaću?

Postoji nekoliko zemalja koje svojim zaposlenicima plaćaju svaka dva tjedna, iako učestalost plaćanja može varirati ovisno o industriji, vrsti posla i pojedinačnom poslodavcu. U Sjedinjenim Državama uobičajeno je da poslodavci svojim zaposlenicima isplaćuju plaću svaka dva tjedna, iako neki mogu izabrati isplatu na tjednoj ili mjesečnoj osnovi. U Kanadi je dvotjedna plaća također prilično uobičajena, kao i u nekim europskim zemljama poput Ujedinjenog Kraljevstva, gdje je poznata kao "fortnightly pay" (dvotjedna plaća). Druge zemlje u kojima je uobičajena dvotjedna isplata su Australija, Novi Zeland i neki dijelovi Azije kao što su Singapur i Hong Kong. 

Što kažu statistike?

SAD

Na temelju podataka američkog Ureda za radnu statistiku (BLS) od rujna 2021. približno 69% radnika u privatnoj industriji u Sjedinjenim Američkim Državama primalo je plaću na tjednoj ili dvotjednoj osnovi, dok je oko 17% bilo plaćeno polumjesečno, a 14% mjesečno. U državnoj i lokalnoj upravi  49% zaposlenih bilo je plaćeno na dvotjednoj osnovi, dok je 26% bilo plaćeno na mjesečnoj osnovi, a 25%  na polumjesečnoj ili drugoj osnovi. Imajte na umu da se ove statistike odnose samo na Sjedinjene Američke  Države i ne moraju nužno predstavljati učestalost plaća u drugim zemljama.

EUROPA

Učestalosti plaća u Europi na temelju podataka iz Europske ankete o radnoj snazi (LFS), koju provodi Eurostat. Prema najnovijim dostupnim podacima, koji su iz 2019., oko 59% zaposlenika u Europskoj uniji (EU) primalo je mjesečnu plaću, dok je približno 29% plaćeni dva puta tjedno ili češće, a 12% je plaćeni tromjesečno, dvogodišnje ili godišnje. Međutim, učestalost plaćanja može značajno varirati ovisno o zemlji. 

Na primjer, u Danskoj je tjedna ili dvotjedna plaća češća od mjesečne plaće, dok je u Austriji mjesečna plaća najčešća učestalost. U nekim zemljama, poput Ujedinjenog Kraljevstva i Irske, uobičajena je kombinacija tjedne, dvotjedne i mjesečne plaće, ovisno o djelatnosti i zanimanju. Vrijedno je napomenuti da se podaci Eurostata odnose na sve zaposlene, uključujući radnike u privatnom i javnom sektoru, te pokrivaju širok raspon zanimanja i industrija diljem EU-a. Stoga distribucija učestalosti plaća može varirati ovisno o određenom sektoru ili zanimanju.

Da li nam hrvatski zakon o radu u tome pomaže ili odmaže?

Prema hrvatskom Zakonu o radu, isplata plaće mora se vršiti mjesečno, s redovitim platnim razdobljem ne dužim od mjesec dana. Poslodavci su dužni isplaćivati svoje zaposlenike virmanom, a isplata se mora izvršiti izravno zaposleniku ili njegovom ovlaštenom predstavniku. Isto tako, poslodavci su dužni i odbijati poreze i doprinose od plaće zaposlenika i uplaćivati ih nadležnim tijelima bez obzira na učestalost plaćanja. Visina poreza i doprinosa po odbitku ovisi o plaći zaposlenika, uzdržavanim članovima obitelji, invalidnosti i drugim čimbenicima. Ovi odbici su obvezni i ne mogu se izbjeći primanjem dvotjednog plaćanja ili bilo kojim drugim oblikom plaćanja.

U Hrvatskoj dvotjedno nije moguće službeno isplaćivati jer zakon nalaže da rok isplate bude u okvirima od mjesec dana. Međutim, neki poslodavci mogu svojim zaposlenicima ponuditi mogućnost primanja mjesečne plaće u dvije rate, obično sredinom i krajem mjeseca. To se i dalje smatra mjesečnim plaćanjem i ne bi rezultiralo nikakvim smanjenjem poreza ili beneficija. Isto tako nije zabranjeno ni zaposleniku obračunavati plaću po fiksnoj cijeni satnice rada pa na kraju mjeseca isplatiti ukupni zbroj odrađenih sati. To je po meni najbolja solucija.

Evo jedan primjer obračuna koji radi usporedbu mjesečnoga plaćanja po satu i fiksnog mjesečnoga iznosa plaćanja:

Izvor: vlastiti

Dvotjedna, mjesečna ili plaća po satu rada, što bi ste radije?

Zaključujem da po svemu rečenom postoje tri opcije plaćanja zaposlenika: mjesečno, dvotjedno ili po ukupnom broju odrađenih sati rada u mjesec dana.  Ako se zaposlenik plati mjesečno sa istim iznosom primanja svaki mjesec onda se može osjećati zakinut u određenim mjesecima kada mora raditi tri do četiri dana više nego prethodnoga mjeseca a plaća mu ostane ista. Ako se zaposlenik plati dvotjedno to je odlična solucija ali bi se u Hrvatskoj moglo zakomplicirati  kod obračunavanja poreza i doprinosa koji se baziraju na razini mjesečne plaće. I na kraju, zaposlenik može biti plaćen po satu rada zbrojenih na kraju mjeseca i to vidim kao najpošteniju opciju. To bi bio kompromis između mjesečne fiksne plaće i dvotjedne plaće, koja je teško izvediva zbog trenutnih hrvatskih zakona.

Koja solucija vam se čini najprihvatljivija? Možete li vi s vašim poslodavcem o tome razgovarati? Napišite u komentaru vaš stav oko ove dileme.

Za još više savjeta o menadžmentu svega što nas okružuje posjetite moj blog: MENADŽMENT "tips  & tricks" by Suzana Vezilić

U kojoj mjeri je menadžment kvalitete ključan pri upravljanju i vođenju poduzeća?

 

„Proteklih godina uvjeti poslovanja ubrzano se mijenjaju od konjunkture do recesije i obrnuto. Stoga je nužno da organizacija zna iskoristiti unutarnje resurse i snage jer joj to omogućava da se pozitivno odaziva na promjene.“  (Škafar, 2019.).

Izvor ilustracije: Mladi u EU

Koliko puta dnevno pomislimo na riječ kvaliteta?

Povijest kvalitete se vodi još iz vremena drevnog Egipta. Pravac po kojem se razvijala kvaliteta je vođen od nivoa prenošenja znanja s majstora na šegrta pa sve do visoko standardiziranih sustava kvaliteta.

Sve što želimo imati ili doživjeti želimo da bude kvalitetno. Od kvalitetnoga života do kvalitetnoga računala...mobitela.. kvalitetne hrane...pa do kvalitetnoga rada na radnom mjestu...a što to u stvari znači i što moramo učiniti da nas kvaliteta okružuje i prati? Ako govorimo o kvaliteti pomislimo i na izvrsnost i tome težimo. Naravno da postoji razlika.

„Kvaliteta je ispunjavanje očekivanja (dogovorenih, usklađenih, obećanih), a izvrsnost je pak nadmašivanje očekivanja“ (Škafar, 2023.).

Menadžment kvalitete je ključni aspekt upravljanja i vođenja. Izdvojila bih metodu TQM ( egl. Total Quality Management) kao filozofiju upravljanja kvalitetom kojoj je u fokusu kontinuirano poboljšanje za što boljom kvalitetom proizvoda i usluga čak do razine izvrsnosti i premašenih očekivanja kupaca.

Kako uspješno postići cjelovito ovladavanje kvalitetom?

Prikupljanjem podataka o preferencijama kupaca, pritužbama i povratnim informacijama te korištenje ovih podataka za razvoj proizvoda i usluga koji ispunjavaju ili premašuju očekivanja kupaca. Postavljanjem mjerljivih ciljeva, implementacijom sustava za kontrolu kvalitete i poticanje kulture učenja i razvoja. Čelnici bi trebali stvarati kulturu izvrsnosti i kontinuiranog poboljšanja. Ukratko, da bi postigli TQM, organizacije se moraju usredotočiti na potrebe i očekivanja kupaca, uspostaviti procese za kontinuirano poboljšanje, uključiti zaposlenike u proces i pružiti snažno vodstvo na svim razinama organizacije.

Što nam tu može pomoći?

Pomažu nam sustavi i alati za upravljanje kvalitetom. Postoji jako puno sustava ali spomenula bih nekoliko poznatijih:

HACCP je 40 godina star alat koji pomaže proizvođačima hrane identificirati, kontrolirati i procijeniti  opasnosti na koje mogu naići  pri proizvodnji hrane.

ISO 14001 je sustav koji kontrolira upravljanje životnom  sredinom u cilju smanjenja štetnih prirodnih promjena.  

SA8000 je međunarodni sustav koji služi za ohrabrivanje tvrtki u cilju uspostavljanja transparentne, mjerljive, provjerljive zahtjeve za implementaciju i certificiranje uspješnosti tvrtki kod primjene i održavanja društveno prihvatljivih praksi na radnom mjestu. 

ISO 18001  sustav služi poslodavcima da smanje opasnosti iz različitih izvora u poslovnom okruženju. Ovime poslodavci minimiziraju rizik od nekorektnoga ponašanja zaposlenih ili smanjuje nedostatke u organizacijama koji su potencijalni izvori sigurnosne opasnosti na radnom mjestu. 

Kako uvesti sustav kvalitete u organizaciju?

Ako vas zanima kako uvesti sustav kvalitete u organizaciju slijede koraci koji su potrebni za njeno uvođenje:

1. Definiranje ciljeva kvalitete: Ciljevi mogu uključivati poboljšanje zadovoljstva kupaca, smanjenje oštećenja, povećanje učinkovitosti ili ispunjavanje regulatornih zahtjeva.

2. Formiranje tima za upravljanje kvalitetom za nadgledanje implementacije sustava kvalitete: Tim bi trebao uključivati predstavnike različitih područja organizacije, uključujući proizvodnju, uslugu za korisnike i upravljanje.

3. Identificiranje kritičnih procesa koji utječu na kvalitetu proizvoda ili usluga: To uključuje sve aktivnosti iz dizajna, nabave, proizvodnje, testiranja i isporuke.

4. Razviti standarde kvalitete za svaki postupak na temelju kritičnih identificiranih procesa: Ovi bi standardi trebali definirati očekivanu razinu kvalitete i pružiti okvir za praćenje i mjerenje performansi.

5. Provođenje postupaka kontrole kvalitete: To uključuje uspostavljanje kontrolnih točaka kvalitete, postupke ispitivanja i protokole za inspekciju.

6. Obuka zaposlenika: Obuka o novom sustavu kvalitete, uključujući važnost kvalitete, kako implementirati postupke kontrole kvalitete, kako mjeriti i prijaviti mjerne podatke o kvaliteti.

7. Praćenje i procjena performanse: To uključuje mjerenje mjernih podataka o kvaliteti, analizu podataka i prilagođavanje po potrebi. 

Uspješna implementacija zahtijeva predanost kontinuiranom poboljšanju.

Koji su troškovi kvalitete koje poznajemo?

Izvor: vlastiti

Očigledno postoje dvije vrste troškova koje možemo imati a to su troškovi zbog želje da stvorimo kvalitetu i troškovi zbog ne-kvalitete

Te dvije vrste troškova možemo svrstati u četiri glavne kategorije troškova kvalitete: troškovi prevencije, troškovi procjene, troškovi ispravljanja  nastalih unutarnjih i vanjskih nedostataka. 

Troškovi prevencije nastaju kako bi se spriječilo pojavljivanje nedostataka. Mogu uključivati aktivnosti kao što su obuka, planiranje kvalitete i poboljšanje procesa. 

Troškovi ispitivanja nastaju kako bi se osiguralo da proizvod ili usluga zadovoljavaju željene standarde kvalitete. Mogu uključivati aktivnosti kao što su inspekcija, testiranje i revizije.

Troškovi unutarnjih nedostataka i kvarova nastaju kada se nedostaci otkriju prije nego što se proizvod ili usluga isporuče kupcu. Mogu uključivati aktivnosti kao što su prerada, škart i zastoji. 

Vanjski troškovi nedostatka nastaju kada se nedostaci otkriju nakon što su proizvod ili usluga isporučeni kupcu. Mogu uključivati jamstvene zahtjeve, povlačenja proizvoda i pritužbe kupaca.

Na koji način menadžment poduzeću može utjecati na kvalitetniji rad pojedinca? 

Kvaliteta je presudna u radu pojedinca jer snažno utječe na reputaciju organizacije, zadovoljstvo kupaca i naposljetku na uspjeh. Osobito je važna jer utječe na percepciju proizvoda ili usluga organizacije u različitim kulturama i na tržištima. Loša kvaliteta u radu pojedinca može dovesti do negativnih recenzija, gubitka kupaca i smanjene zarade. S druge strane, visoka kvaliteta može izgraditi povjerenje, uspostaviti kredibilitet i stvoriti konkurentsku prednost. Osim toga, mjere kontrole i osiguranja kvalitete često su potrebne za ispunjavanje međunarodnih standarda i propisa, osobito u industrijama kao što su prehrambena, farmaceutska i elektronička. 

Kako pojedinac može doprijeti kvalitetnijem radu?

Da bi dobro obavljao svoj posao, pojedinac mora uvažavati niz čimbenika od kojih su najvažniji:

Rokovi: Poštivanje rokova ključno je u svakoj profesiji. Pojedinac mora poštivati vremenska ograničenja postavljena za svoj rad i uložiti sve napore da ga završi do navedenog roka.

Standardi: Standardi postoje u svakoj industriji i polju rada. Pojedinac mora poštovati ove standarde i raditi na njihovom ispunjavanju ili premašivanju kako bi postigao visokokvalitetne rezultate.

Upute: Slijeđenje uputa ključno je za postizanje željenog ishoda projekta ili zadatka. Pojedinac mora poštivati upute koje mu daju nadređeni ili klijenti i pobrinuti se da ih pravilno izvršava.

Suradnja: Suradnja je često neophodna na mnogim radnim mjestima. Pojedinac mora poštivati svoje kolege i učinkovito surađivati s njima na postizanju zajedničkih ciljeva.

Profesionalizam: Profesionalnost je ključna za uspjeh svakog pojedinca na radnom mjestu. To uključuje poštovanje prema kolegama i klijentima, održavanje pozitivnog stava i poštivanje etičkih načela i standarda.

Povratne informacije: Primanje povratnih informacija i djelovanje prema njima važni su za osobni i profesionalni razvoj. Pojedinac mora poštivati povratne informacije drugih i uzeti ih u obzir kako bi poboljšao svoj rad. 

Kako menadžment tu može doprinijeti?

Kroz dobivene kvalitetne upute, standarde, rokove, suradnju, profesionalizam i povratne informacije svaki pojedinac će uspjeti kreirati i zadržati kvalitetan rad.

Evo par prijedloga tog doprinosa:

• Podrška menadžmenta kroz prihvaćanje i usvajanje načina razmišljanja pojedinca koji je usmjeren na rješavanje problema i otvoren za kreativna rješenja
• Stvaranje pozitivne radne klime u organizaciji i izbjegavanje toksičnih atmosfera i situacija.
• Motivacija zaposlenih kroz razne aktivnosti pokazivanja poštivanja, podrške i razumijevanja i stvaranje povjerenja od strane menadžmenta i radnih kolega.

Izvor ilustracije: processexcellencenetwork.com

Da li težiti modelima poslovne izvrsnosti?

Modeli poslovne izvrsnosti su okviri koji pomažu organizacijama da postignu održivi uspjeh kontinuiranim poboljšanjem i inovacijama. Postoji nekoliko modela poslovne izvrsnosti koji su razvijeni tijekom godina, uključujući:

Malcolm Baldrige National Award Award (MBNQA) model: Ovaj je model razvila američka vlada i široko je prepoznata kao jedan od najprestižnijih modela poslovne izvrsnosti. Usredotočuje se na sedam kriterija: vodstvo, strategija, kupci, mjerenje, analize i upravljanje znanjem, radnu snagu i operacije.

Europska zaklada za upravljanje kvalitetom (EFQM) Model: Ovaj model koriste mnoge organizacije u Europi i temelji se na devet kriterija: vodstvo, strategija, ljudi, partnerstva i resursi, procesi, rezultati kupaca, rezultati ljudi, rezultati društva i poslovne rezultate i poslovne rezultate i poslovne rezultate.

Model nagrade Deming: Ovaj je model razvio Japanska unija znanstvenika i inženjera, a ime je dobio po W. Edwards Demingu, poznatom stručnjaku za upravljanje kvalitetom. Usredotočuje se na pet kriterija: politika i strategija, organizacija, obrazovanje i osposobljavanje, informacije i analize i rezultate kvalitete.

Australski okvir poslovne izvrsnosti (ABEF): Ovaj je model razvila australska vlada i temelji se na sedam kriterija: vodstvo, strategija i planiranje, fokus na kupca i tržište, upravljanje informacijama i znanjem, ljudi i organizacijski razvoj, upravljanje procesima i poslovne rezultate.

Kanadski okvir za poslovnu izvrsnost (CFBE): Ovaj model koriste mnoge organizacije u Kanadi i temelji se na sedam kriterija: vodstvo, planiranje, fokus na kupca, angažman ljudi, poboljšanje procesa, donošenje odluka utemeljenih na dokazima i poslovne rezultate.

Ovi modeli pružaju strukturirani pristup za procjenu i poboljšanje organizacijske performanse i mogu se prilagoditi specifičnim potrebama i kontekstu svake organizacije.

Koji su najvažniji razlozi zašto moramo ustrajati na putu poslovne izvrsnosti?

Održivi uspjeh: Poslovna izvrsnost govori o postizanju održivog uspjeha kontinuirano poboljšavajući performanse i pokretanje inovacija. Slijedeći strukturirani pristup izvrsnosti, organizacije mogu osigurati da ostanu konkurentne, okretne i otporne na promjenu tržišnih uvjeta i očekivanja kupaca.

Zadovoljstvo kupaca: Modeli poslovne izvrsnosti stavljaju snažan naglasak na fokus i zadovoljstvo kupaca. Prioritetnim potrebama kupaca, organizacije mogu izgraditi povjerenje, lojalnost i dugoročne odnose, što može dovesti do povećane prodaje, profitabilnosti i rasta.

Angažiranje zaposlenika: Modeli poslovne izvrsnosti prepoznaju važnost angažmana i razvoja zaposlenika. Ulaganjem u vještine, znanje i dobrobit zaposlenika, organizacije mogu stvoriti pozitivnu kulturu na radnom mjestu koja potiče inovacije, kreativnost i suradnju.

Kontinuirano poboljšanje: Modeli poslovne izvrsnosti potiču organizacije da usvoje kulturu kontinuiranog poboljšanja. Identificirajući područja za poboljšanje i provedbu promjena, organizacije mogu poboljšati svoju učinkovitost, učinkovitost i konkurentnost.

Reputacija i povjerenje: Kupci, investitori i drugi dionici široko su prepoznati i poštuju modele poslovne izvrsnosti. Pridržavajući se ovih modela, organizacije mogu izgraditi reputaciju izvrsnosti, što može poboljšati njihov imidž, vjerodostojnost i pouzdanost.

Rad od kuće: za ili protiv?

Saznajte koji su argumenti "za" a koji "protiv" rada od kuće. Što nam kažu statistike? Koji su industrijski sektori, uz tehnološki, najzastupljeniji u radu od kuće? Što nam je donio izmijenjeni Zakon o radu? Što se predviđa u budućnosti? Opisat ću i vlastita iskustva.

Uslijed pandemije COVID-19, rad na daljinu postao je rašireniji nego ikad prije. Mnoge su tvrtke usvojile politiku rada od kuće kako bi zaštitile svoje zaposlenike i održale produktivnost, no to je također dovelo do rasprava o učinkovitosti rada na daljinu. Izmjene Zakona o radu koje su stupile na snagu od 01. siječnja 2023  definiraju rad od kuće ili stručnije rečeno "rad na izdvojenom radnom mjestu" i "rad na daljinu".

Izvor ilustracije: Pexip - networkworld.com

Prednosti rada od kuće

Povećana fleksibilnost i ravnoteža poslovnog i privatnog života: Rad na daljinu zaposlenicima pruža fleksibilnost da strukturiraju svoj radni dan na način koji im najviše odgovara. Pojedinci koji imaju određene poteškoće ili skrbe za starije ili bolesne na ovaj način mogu povećati ravnotežu između poslovnog i privatnog života. To svakako može dovesti do povećanog zadovoljstva zaposlenika.

Smanjeno vrijeme i troškovi putovanja na posao: Radeći od kuće, zaposlenici mogu uštedjeti vrijeme i novac na putovanju na posao, što može biti značajan izvor stresa i troškova za mnoge radnike.

Povećana produktivnost: Pokazalo se da rad na daljinu povećava produktivnost jer zaposlenici nisu ometeni uredskim "brbljanjem" i mogu se usredotočiti na svoj posao bez prekida.

Ušteda za poslodavce: Poslodavci mogu uštedjeti na uredskom prostoru, režijama i drugim režijskim troškovima usvajanjem pravila rada od kuće.

Nedostaci rada od kuće

Nedostatak društvene interakcije: Rad od kuće može biti izoliran jer zaposlenici ne mogu osobno komunicirati s kolegama. To može dovesti do osjećaja usamljenosti i smanjenog morala.

Neodređene granice između posla i osobnog života: Rad od kuće može otežati zaposlenicima da se odvoje od posla što bi moglo dovesti do sagorijevanja. Postavljanjem jasnih granica i radnog vremena to bi se moglo izbjeći.

Ovisnost o tehnologiji: Rad od kuće uvelike se oslanja na tehnologiju, a tehnički problemi mogu dovesti do kašnjenja i smanjene produktivnosti. I na radnom mjestu ovisimo o tehnologiji ali tamo nam možda netko od tehničara može pomoći  lakše riješiti problem.

Statistika rada od kuće

Prema nedavnom izvješću FlexJobsa 65% radnika vjeruje da su produktivniji radeći od kuće. Drugo istraživanje koje je provela Global Workplace Analytics pokazalo je da se rad na daljinu povećao za 159% od 2005. Isto izvješće  pokazalo je da 80% do 90% američke radne snage kaže da bi željeli raditi na daljinu barem pola radnog vremena. U istraživanju koje je proveo Owl Labs 31% ispitanika reklo je da rade na daljinu 100% vremena, a 16% je reklo da rade na daljinu četiri do pet dana u tjednu. Isto je istraživanje pokazalo je da zaposlenici na daljinu prosječno štede 4000 dolara godišnje na troškovima prijevoza.  Studija koju je proveo Buffer otkrila je da bi 98% radnika koji rade na daljinu željelo nastaviti raditi na daljinu, barem nekoliko sati dnevno do kraja svoje karijere. Prema studiji Sveučilišta Stanford, udaljeni radnici koriste kraće pauze i manje bolovanja, što rezultira povećanjem produktivnosti od 13%. Istraživanje koje je proveo Upwork pokazalo je da 41,8% američke radne snage sada radi na daljinu, u odnosu na 30% prije pandemije. Istraživanje PwC-a pokazalo je da su zaposlenici na daljinu zadovoljniji svojim poslom i doživljavaju manje stresa od svojih kolega koji rade u uredu. Prema istraživanju koje je proveo Citrix, 74% tvrtki planira trajno prijeći na daljinski rad nakon pandemije.

Industrije koje su najzastupljenije u radu od kuće

Tehnološka: tehnološka industrija je na čelu rada na daljinu, a mnoge tvrtke prihvaćaju distribuirane timove i politike rada na daljinu. Financije i osiguranje: Financijska industrija i industrija osiguranja također su rano usvojile rad na daljinu, pri čemu mnogi zaposlenici barem dio vremena rade od kuće. Profesionalne usluge: Profesionalne usluge, kao što su savjetovanje i računovodstvo, također su zabilježile porast rada na daljinu, budući da su mnogi klijenti sada zadovoljni virtualnim sastancima i digitalnom komunikacijom.

Što nam je donio izmijenjeni Zakon o radu u vezi rada od kuće?

Zakon je uveo dva pojma: "rad na izdvojenom mjestu" i "rad na daljinu".

Rad na izdojenom radnom mjestu

Ovom izmjenom Zakona o radu u članku 17 se prvi put spominje "rad na izdvojenom mjestu" ili uvrježenije rečeno rad od kuće, što je u Europi i ostatku razvijenog svijeta već uhodana praksa. Rad na izdvojenom mjestu rada odnosi se na posebne kategorije zaposlenika u slučajevima osobnih potreba poput pružanja skrbi ukućanima i osobama uže obitelji s težim zdravstvenim problemima, trudnicama i roditeljima djece do osme godina starosti i pojedincima koji imaju težih zdravstvenih problema.  To je sve uvedeno po direktivama EU-a.

Pozdravljam tu ideju i inicijativu i za sada ne želim upućivati veće kritike jer vjerujem da će se taj dio još "dorađivati" i pojašnjavati jer ima puno dvosmislenih stavki. Ono što bi se trebalo dodatno definirati i razjasniti su slijedeće stavke:

1. Da li je to pravo ili privilegija?
2. Ako je ipak pravo, onda pod kojim točno uvjetima na to zaposlenik ima pravo?
3. Što kada poslodavac ne želi odobriti rad od kuće toj kategoriji zaposlenika?
4. Kako je riješeno pitanje ozljeda na radu?
5. Kako rješavati potencijalno sporne situacije?

Moramo biti iskreni prema sebi i drugima, i zaključiti da na žalost veliki broj poslodavaca se "ovakvih" radnika najradije želi "riješiti" a ne im omogućiti još neka dodatna prava ili privilegije. U puno slučajeva humanost je samo na papiru i u reklamama.  Naravno, čast izuzecima, altruističnim i empatičnim pojedincima, kojih zasigurno ima! 

Ovime nije jasno na koji točno način država putem ovih izmjena Zakona želi "potaknuti" poslodavce i pomoći ovoj kategoriji zaposlenika? Kada već nije uvela poticaje, niti kontrole provedbe onda nije stvorila ni obveze poslodavcima kojima je, vjerujem,  dosta birokratskih zavrzlama.

Isto tako, smatram da je uvođenjem obveze poslodavcima na plaćanje dijela režijskih troškova toj kategoriji zaposlenika još više odbilo poslodavce od odobravanja ove opcije zaposlenicima. Ne zato jer poslodavci ne žele to platiti nego zato jer je to zaista nedefinirana mogućnost. Koje režije, koliko i kako i otvara prostora za nezadovoljstvo, žalbe  tužbe. Navedeno je trebalo ostati kao mogućnost ali nikako kao obveza.  Izmijenjenim Zakonom se inzistira na izmjeni Ugovora o radu, što isto nije dobro prihvaćeno niti kod zaposlenika niti poslodavaca. Svjesna sam da se taj dio treba nekako definirati i to pozdravljam, ali se to može uraditi putem dodatka Ugovoru o radu ili nekim posebnim Ugovoru koji neće "teško pasti" nikome.

Rad na daljinu

Rad na daljinu je posebno definiran u odnosu na rad na izdvojenom mjestu, jer ovaj oblik rada se uvijek obavlja samo putem informacijsko komunikacijske tehnologije i radnik ima pravo sam odrediti gdje će raditi. Znači ne treba biti obavezno kod kuće ili na već unaprijed prijavljenoj lokaciji.  Kod ovoga oblika rada se neće primijeniti obveza koju poslodavac ima u smislu zaštite na radu. Ovaj oblik rada je ograničen na  30 dana i zamišljen je za posebne slučajeve poput pandemija, ekoloških pojava, poplava i sličnih.

Znači zaključila bih da je ovo dobar početak ali na ovome dijelu Zakona se još mora jako puno raditi da bi ostvario svoju svrhu. Ili je na žalost svrha bila samo da se udovolji direktivama Europske Unije pa da se "zbog njih" to uvrsti u Zakon ali trenutno bez velike koristi ni za radnike a ni za poslodavce.

Savjeti za učinkovitiji rad od kuće

Evo nekoliko savjeta i trikova koji će vam pomoći da poboljšate svoju učinkovitost kada radite od kuće:

Uspostavite određeni radni prostor: Stvaranje određenog radnog prostora može pomoći u stvaranju mentalnog odvajanja između posla i osobnog života, što može poboljšati fokus i produktivnost.

Držite se rutine: pridržavanje redovne rutine može pomoći u održavanju produktivnosti i osigurati da ostanete u toku sa svojim poslom.

Koristite videokonferencije: alati za videokonferencije kao što su Zoom, MS Teams ili Google Meet mogu pomoći u održavanju ljudske interakcije i suradnje tijekom rada na daljinu. Također može pomoći u izbjegavanju pogrešne komunikacije do koje može doći putem e-pošte ili tekstualnih poruka.

Budite jasni u svojoj komunikaciji: ako budete jasni u svojoj komunikaciji, možete izbjeći nesporazume i osigurati da svi budu usklađeni.

Odmorite se: Odmori vam mogu pomoći da se napunite energijom i ostanete usredotočeni tijekom dana. To može uključivati kratku šetnju vani, istezanje ili neku drugu fizičku aktivnost ili jednostavno uzimanje pauze da nešto prezalogajite ili popričate s članom obitelji.

Postavite očekivanja i granice: važno je postaviti jasna očekivanja i granice s kolegama i članovima obitelji kada radite od kuće. To može uključivati postavljanje rasporeda, obavještavanje drugih o vašoj dostupnosti tijekom radnog vremena i stvaranje tihog radnog okruženja.

Neke od najpopularnijih platformi i alata za virtualnu komunikaciju

Slijedeći alati i platforme mogu pomoći u poboljšanju komunikacije i suradnje pri radu na daljinu, te u konačnici mogu poboljšati ukupnu učinkovitost i produktivnost:

Zoom: platforma za video konferencije koja omogućuje virtualne sastanke i webinare. Slack: Timski komunikacijski alat koji omogućuje razmjenu trenutnih poruka, dijeljenje datoteka i integracije s drugim alatima. Microsoft Teams: platforma za suradnju koja omogućuje video konferencije, chat, kolaborativni rad na dokumentima i dijeljenje datoteka. Google Meet: alat za videokonferencije koji omogućuje virtualne sastanke i webinare. Trello: Alat za upravljanje projektima koji timovima omogućuje suradnju na zadacima i projektima. Asana: Alat za upravljanje projektima koji omogućuje timsku suradnju i komunikaciju. Basecamp: Alat za upravljanje projektima koji timovima omogućuje upravljanje zadacima, komunikaciju i dijeljenje datoteka.

Savjeti za menadžere i poslodavce

Kako bi uspostaviti bolju virtualnu komunikaciju sa zaposlenicima koji rade od kuće evo par savjeta:

Postavite jasna očekivanja za zaposlenike koji rade od kuće, kao što su radno vrijeme, rokovi i ciljevi. To će pomoći osigurati da su svi usklađeni i da rade prema istim ciljevima.

Zakažite redovite video sastanke sa zaposlenicima kako biste razgovarali o napretku, riješili sve probleme i dali povratne informacije. To se može učiniti putem videokonferencija, telefonskih poziva ili izravnih poruka.

Koristite alate za upravljanje projektima kao što su Asana, Trello ili Basecamp za dodjelu zadataka, praćenje napretka i suradnju sa zaposlenicima koji rade na daljinu.

Potaknite otvorenu komunikaciju  zaposlenika da otvoreno komuniciraju s menadžerima o bilo kakvim izazovima ili nedoumicama koje mogu imati kada rade na daljinu. Stvorite sigurno i poticajno okruženje u kojem se zaposlenici osjećaju ugodno dijeleći svoje ideje i razmišljanja. Ponekad radite na zajedničkim projektima djelići ekrane i uređujući zajedničke dokumente.

Omogućite obuku i resurse kako biste pomogli zaposlenicima da se prilagode radu na daljinu. To može uključivati obuku o virtualnim komunikacijskim alatima ili pružanje resursa za postavljanje produktivnog radnog prostora.

Razmislite o fleksibilnim radnim opcijama za svoje zaposlenike kao što je fleksibilno radno vrijeme ili dijeljenje posla, kako biste se prilagodili potrebama i preferencijama zaposlenika.

Proslavite uspjehe i prekretnice sa zaposlenicima koji rade na daljinu kako biste iskazali zahvalnost i podigli moral. To se može učiniti kroz virtualne proslave ili programe priznanja.

Koji alati mogu pomoći?

Alati koji mogu pomoći menadžerima da komuniciraju i nadgledaju zaposlenike koji rade od kuće su mnogobrojni. Osim već spomenutih alata za virtualno komuniciranje postoje i alati za praćenje vremena kao što su Harvest ili Toggl za praćenje produktivnosti zaposlenika i praćenje naplativih sati. Isto tako ostoje i platforme za angažman zaposlenika kao što su Officevibe ili 15Five za prikupljanje povratnih informacija, mjerenje angažmana zaposlenika i olakšavanje komunikacije.

Iz vlastitoga iskustva

Smatram da sposobnost i želja za rad od kuće potiče od osobnosti i karaktera osobe. U pravilu introverti su idealni za rad od kuće i njih će to potpuno zadovoljiti, dok bi ekstroverti mogli trpjeti i osjećati se nesretno. Prilikom testiranja vlastite osobnosti pokazalo se da sam većinom ekstrovert ali oko 30% imam introvertnosti. Tako da moj rad od kuće za mene nije predstavljao problem jer se očito aktivirala introvertna strana.  Svaki dan sam imala barem jedan video sastanak, službeni ili privatni, tako da sam uspjela neko vrijeme "nahraniti" i svoju ekstrovertnu stranu.

Prostor: Za rad od kuće sam posebno uredila jednu manju sobu, jer sam osjetila da je jako važno odvojiti poslovni od privatnog života, kako vremenom tako i prostorom.

Vrijeme rada: Jako je važno dobro organizirati vrijeme. Kada se radi od kuće dobro je dogovoriti obvezno radno vrijeme, takozvani "core hours", u kojem ste uvijek dostupni kolegama i u kojem ne dogovarate ostale sastanke nego je to vrijeme za komunikaciju s uredom. Ja sam puno poslova koji ne zahtijevaju komunikaciju planirala odraditi u poslijepodnevnim i predvečernjim satima dok sam komunikaciju s klijentima ostavila za primjerenije prijepodnevne i poslijepodnevne sate. 

Izgled i komunikacija: Na svim video sastancima nosila sam odjeću koju bih inače nosila u uredu jer je jako važno da je osobni izgled primjeren poslovnoj komunikaciji.

Točnost: Za vrijeme rada od kuće svi zaposlenici su pod nekim "povećalom". I ja sam se tako osjećala. Da li zaista radim? Ili se možda zabavljam? Potrebno je više se dokazivati kad radite od kuće nego kad ste u uredu. Na svim video sastancima potrebno je doći koju minutu ranije da se vidi i osjeti profesionalni pristup. Smatrala sam da se niti u jednom segmentu ne smije osjetiti neka opuštenost ili bahatost.

Komunikacija s kolegama s posla: Ono što definitivno nedostaje u ovom obliku rada, i već je bilo ranije spomenuto, je društvena interakcija u fizičkom obliku. Lijepo je sjediti u kafiću s kolegama i malo "čavrljati" i to definitivno fali. Međutim, prednost rada od kuće je da na taj način možete proširiti prijateljstva van ureda i tako steći prijatelje iz svih krajeva svijeta koje inače nikada nebi upoznali ni vidjeli. Ja sam konačno za vrijeme lock-downa vidjela lica svojih kolega iz drugih država svijeta s kojima sam se do tada samo dopisivala. Bilo je fantastično iskustvo konačno spojiti "sliku s tonom". Tako da ja tu vidim prednosti i proširene mogućnosti.

"Kradljivci vremena":  Moram priznati da se druženje na kavi s kolegama ne može ničim potpuno nadomjestiti, ali isto moram priznati da je to jedan od "kradljivaca vremena" na  radnom mjestu. Isto tako, kada ste na radnom mjestu srećete kolege posvuda: na hodniku, u kantini, u toaletu, ispred ureda, u uredu...sa svakim morate barem malo popričati jer nije baš pristojno ignorirati kolege. Pa tako pet minuta tamo, deset onamo, pa zadnji sat na kraju dana ste već malo umorni i kada sve zbrojite u velikoj firmi ispadne da od 8 sati  radite 4. Znači u pravilu, kada ste u uredu kao da efektivno radite na pola radnog vremena. Jedan kolega mi je rekao da on "na hodniku" sazna puno stvari koje inače nebi saznao pa on to smatra korisno iskorištenim vremenom. Vjerujem da to ponekad ima smisla, ali ako ćete na hodniku pričati o poslu to baš nije primjereno ako raspolažete "osjetljivim" informacijama, a i ljudi će vas početi izbjegavati jer se većina zaposlenika planira malo prošetati i odmoriti dok prolaze hodnicima.

Odmor: Nije preporučljivo da se očekuje ili traži od zaposlenika da "bulji" u ekran 8 sati bez prekida. Studije kažu da svakih sat vremena do maksimalno dva moramo ustati od računala, razgibati se, prošetati, popiti vode i sl.  Kada radite od kuće to vrijeme odmora ne računate u rad i ugodno ga iskoristite uz kraći odmor ili ručak s obitelji, a kasnije kada se sve sredi opet nađete vremena za rad na projektima.  Po meni je to velika prednost. Ja se nikada nisam osjećala previše umorno navečer nakon rada od kuće.  Znala sam raditi po cijeli dan, nekada na većim projektima, uz ugodne kraće pauze i odmor. A istina je da je bilo dana kada sam znala doći doma iz ureda premorena, posebno petkom. Tako da rad od kuće definitivno nudi fleksibilnije mogućnosti spomenutih neophodnih kraćih odmora i opuštanja nego što to možemo ostvariti u uredu.

Ovime mogu zaključiti da je, u mom slučaju, rad od kuće ugodno iskustvo i moja preporuka samo ako se znate dobro organizirati, imati "kućni ured" odvojen od ostatka stana (ma koliko taj radni prostor malen bio), ako znate planirati vrijeme i ako znate sebi reći "stop" kada smatrate da ste odradili planirani dio posla.

Izvor fotografije: Forbes

______________________________________

Zaključno, politike rada od kuće imaju i prednosti i nedostatke, a odluku o usvajanju takvih politika treba donijeti nakon pažljivog razmatranja potreba organizacije i njezinih zaposlenika. Hoće li biti prikladan ili ne ovisi o različitim čimbenicima, kao što su priroda posla, osobnost i sklonosti zaposlenika te politika i kultura organizacije. Dok rad od kuće može povećati produktivnost i uštedjeti troškove, on također može dovesti do izolacije pa i do "sagorijevanja" ako osoba ne zna svoje vrijeme organizirati i planirati. Industrije koje su najzastupljenije u radu na daljinu su tehnološka, financijska, razna osiguranja te neke profesionalne usluge poput savjetovanja i računovodstva. Kako pandemija još uvijek utječe na naš način rada, rad na daljinu će vjerojatno postati sve prisutniji i prihvaćeniji kroz direktni ili hibridni način, a tvrtke će se morati prilagoditi novoj stvarnosti. Korištenjem spomenutih alata i primjenom gore navedenih savjeta, menadžeri mogu učinkovito komunicirati i nadzirati zaposlenike koji rade od kuće, održavati produktivnost i osigurati da svi rade prema planiranim ciljevima.  U konačnici, svaka pojedinačna organizacija mora procijeniti prednosti i nedostatke rada od kuće i odlučiti odgovara li njihovoj konkretnoj situaciji. Isto tako, trebala bi i  vršiti  redovite analize učinkovitosti takvoga rada u usporedbi s radom iz ureda i procijeniti što joj se više isplati i što donosi bolje rezultate i učinkovitost. Pojedine organizacije bi se mogle ugodno iznenaditi rezultatima.

Za još više savjeta o menadžmentu svega što nas okružuje posjetite moj blog: Suzana_Vezilić_Menadžment